Alur Transaksi Pembelian

Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang bernilai sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.

Alur transaksi pembelian yaitu : 

1) Permintaan Bagian Penjualan atau Produksi (Material Request)

Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu:

- Intuitif

Dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan.

- Penelitian Pasar

Yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.

- Perhitungan Stok Barang

Yaitu bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.

2) Melakukan Survei Pasar

Survey ini dilakukan untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.

3) Menerima Penawaran dari Berbagai Perusahaan (Quotation)

Pada tahap ini, perusahaan melakukan penjajakan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang. Kemudian, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga.

4) Menentukan Supplier

Setelah selesai melakukan survey pasar, tentukan supplier mana yang paling memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual.

5) Membuat Daftar Barang yang Akan Dibeli Dengan menuliskan daftar barang tersebut, perusahaan akan lebih mudah untuk mengetahui apa saja yang mereka butuhkan. Sehingga, mereka bisa memperkirakan budget yang diperlukan.

6) Mengirimkan Surat Pesanan Kepada Perusahaan Supplier yang Dipilih (Purchasing Order)

Lakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pesanan kepada supplier. 

7) Membuat dan Menandatangani Surat Perjanjian dengan Supplier

Pembuatan dan penandatanganan ini diperlukan untuk menjadikannya sebuah transaksi resmi.

8) Menerima barang

Perusahaan tinggal menunggu barang yang telah dipesan terdistribusikan alias menerima barang pembelian. 

9) Tahap penerimaan barang/jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.

10) Memeriksa Barang Apakah Sesuai dengan Pesanan atau Tidak (Kualitas Maupun Kuantitas)

Setelah barang diterima, pihak perusahaan bisa memeriksanya apakah sudah sesuai dengan pesanan.

11) Membayar Jumlah Transaksi Sesuai Dengan Prosedur Pengeluaran Kas

Perusahaan harus membayar transaksi tersebut, sesuai dengan jumlahnya dan berdasarkan prosedur pengeluaran kas yang berlaku. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembukuan keuangan di perusahaan.